1. Vorbereitung eines Konzertes - Schritt für Schritt

Schritt 1 - Warum veranstalte ich ein Konzert?
Zu Beginn sollte die Motivation für die Veranstaltung eines Konzertes klar sein: Welche Ziele verfolge ich damit? Welche Mittel kann ich einsetzen? Ist ein Konzert für das, was ich erreichen will, das richtige Mittel?

Schritt 2 - Motivierte Mitstreiter suchen
Es ist fast unmöglich, ein Konzert alleine zu planen und vor allem durchzuführen. Wichtig ist daher, Mitarbeiter zu suchen, die bereit sind, sich und ihre Ideen und Gaben einzubringen.  

Schritt 3 - Finanzierung sichern
hier (Excel-File) gibt es eine Beispielberechnung für ein Konzert. Erklärungen zu den einzelnen Punkten der Finanzierung:

 1. Ton- und Lichttechnik
Darunter ist die Anlage für Tontechnik sowie die Lichteffekte und das "Grundlicht" zu verstehen. Dies wird im Normalfall nicht von der Band gestellt, sondern muss vom Veranstalter bei einer Technikfirma angemietet werden. Im Zweifelsfall helfen wir gerne bei der Vermittlung einer passenden Technikfirma. Die Tontechnik sollte immer auf die Bedürfnisse der Bands, die im Normalfall in deren technischen Anforderungen ("Technical Rider") aufgelistet sind, abgestimmt sein. Bei der Lichttechnik ist es im Normalfall eine reine Geldfrage, ob man nur mit "normalen" Scheinwerfern oder bewegtem Licht arbeitet.

2. Backline
Darunter sind Boxen und ggf. Verstärker für die Gitarren und den Bass sowie das Schlagzeug zu verstehen. Teilweise bringen Bands diese Dinge mit, teilweise müssen sie vom Veranstalter gestellt werden. Music without Limits hat eine eigene Backline und vermietet diese für 80 Euro pro Abend Netto zzgl. eventuell anfallende Transportkosten

4. Steuern für Bands
Laut § 50a Einkommensteuergesetz müssen die Gagen von ausländischen Bands versteuert werden. Zur Gage gehört demnach der Betrag, den die Band tatsächlich als Gage erhält, also nicht Fahrtkosten, Hotelkosten und Flugkosten. Bitte dieses mit dem Finanzamt abklären, da sich die Regelungen oft ändern. Auf Gagen ausländischer Bands muss auch Umsatzsteuer bezahlt werden!

5. Übernachtungen
Im Normalfall genügen private Quartiere. Mindesanforderungen sollten "echte" Betten, also keine Luftmatratzen oder ähnliches, Bettwäsche und eine Wasch- und Duschmöglichkeit sein. Nicht vergessen, dass die Erinnerungen an die Übernachtung für weitere Auftritte der Band bei einem eurer Konzerte entscheidend sein können!

7. Werbung
Werbung ist das A und O einer Veranstaltung! Dabei muss diese nicht teuer sein. Flyer und Plakate sind bei Onlinedruckereien sehr günstig zu bekommen und die Werbung in Eventtipps und anderen Veranstaltungsheften ist ebenfalls nicht allzu teuer. Immer beachten: DIe Werbung ist das Aushängeschild des Konzerts und der erste Eindruck ist entscheidend! Lieber 100 Euro für ein gutes Design investieren - bei Bedarf vermitteln wir gerne einen passenden Designer.

8. DRK
Ab einer Veranstaltungsgröße von etwa 500 Personen macht es Sinn, den Sanitätsdienst des DRK oder ASB anzufordern. Dieser ist im Normalfall sehr günstig oder sogar kostenlos und hilft bei gesundheitlichen Problemen.

9. Catering Bands
Bands wollen verpflegt werden - mindestens ein warmes Abendessen, Snacks, ein paar Süßigkeiten und Obst sind Pflicht. Es empfiehlt sich, Abstand von den üblichen Gerichten wie Chili Con Carne und Pizza zu nehmen, da die Bands das sehr oft serviert bekommen.

10. Versicherung
Eine gute Haftpflichtversicherung ist wichtig und kostet nicht viel Geld: Für Veranstaltungen zwischen 500 und 1000 Personen etwa 100 - 200 Euro. Auf Wunsch vermitteln wir gerne einen Versicherungsvertreter.

11. GEMA
siehe Menüeintrag links

13. Einlasskontrollbänder
Diese sind in allen Formen und Farben erhältlich - aber nicht unbedingt notwendig. Zur Einlasskontrolle genügt im Normalfall auch der gute alte Stempel auf der Handfläche.

17. Sponsoren
Sponsoren sind eine wesentliche finanzielle Stütze der meisten Konzerte und Festivals - hier kommt man im günstigen Fall realtiv einfach zu einer Grundfinanzierung für das Festival. Das A und O sind hier Beziehungen: Leute, die bei Firmen arbeiten oder Menschen in verantwortlichen Positionen kennen, haben es meist relativ leicht, ihren Arbeitgeber als Sponsoren zu gewinnen.

18. Externe Stände, Gewinnbeteiligungen
Stände von "dritten", also nicht Bands (z.B. lokaler Buchladen etc.) können mit einer Gebühr bzw. Gewinnbeteiligung belegt werden.

Schritt 4 - Orga
Wenn die Finanzierung steht und die Bands gebucht sind, geht es ans Eingemachte. Folgende Punkte müssen jetzt geklärt werden:

- Welche Bands sollen spielen? Music without Limits hilft gerne bei der Auswahl passender Bands.
- Wieviele Personen fasst die Halle? Dürfen Nebelmaschinen (Vorsicht Rauchmelder!) eingesetzt werden?
- Wie ist die Parksiuation? Werden Parkanweiser gebraucht?
- Werden Essen und Getränke verkauft?
- Wer stellt die Technik zur Verfügung?
- Wer kümmert sich um die Bands am Veranstaltungstag (Bandbetreuer)
- Wo übernachten die Bands?
- Tagesablauf (siehe Schritt 5 - Konzerttag)
- Kann die GEMA über die Kirche abgerechnet werden? Falls nicht, muss die Veranstaltung 2 Wochen vor Beginn bei der GEMA gemeldet werden
- Ist genügend Bargeld für die Bezahlung der Bands sowie Wechselgeld für die eigenen Stände vorhanden?
- Gibt es einen Vorverkauf? Wenn ja, wo wird dieser durchgeführt? Music without Limits vermittelt gerne VVK-Partner im Internet
- Wie wird die Einlasskontrolle durchgeführt? Stempel, Armband oder sonstiges?
- Ist ein Shuttleservice nötig?
- Sollen Übernachtungsmöglichkeiten für Besucher angeboten werden?

etc. (Liste nicht abschließend)

Mitarbeiter - kalkuliert werden müssen:

Security - sichern die Veranstaltung ab. Bei kleineren Veranstaltungen meist Helfer vor Ort, bei größeren Veranstaltungen empfiehlt es sich, zumindest einige professionelle Securities mit einzubeziehen. MWL vermittelt gerne zuverlässige Securitykräfte, die sich mit christlichen Veranstaltungen auskennen
Küche - Bereiten das Essen für die Bands und die Besucher zu. Wichtig ist, dass diese Mitarbeiter auf Hygienevorschriften hingewiesen werden, idealerweise hat mindestens ein Helfer bereits an einem Lehrgang zu dem Thema teilgenommen
Verkauf - Essen und Getränke müssen verkauft werden - teilweise brauchen auch die Bands Verstärkung beim Personal
Parkanweiser - Bei größeren Veranstaltungen unabdingbar
Auf- und Abbau - sowohl der Technik als auch von Tischen, Einlasskontrolle usw. - Die Technikfirmen benötigen im Normalfall einige Helfer des Veranstalters für Auf- und Abbau der Technik.
Kasse - kümmern sich um den Verkauf von Tickets und auch um das Anbringen von Einlasskontrollarm-bändern/Stempeln
Bandbetreuer - Kümmern sich um das Wohl der Bands

Wichtig: Der Hauptorganisator des Abends sollte keinen weiteren Job übernehmen!

Schritt 5 - Konzerttag
Der Ablauf des Konzerttages könnte in etwa so aussehen:

10:00 Uhr - Aufbau der Technik
14:00 Uhr - Soundcheck Band 1
15:00 Uhr - Soundcheck Band 2
16:00 Uhr - Soundcheck Band 3
18:00 Uhr - Einlass
19:00 Uhr - Beginn Band 3
20:00 Uhr - Ende Band 3, Umbau
20:30 Uhr - Beginn Band 2
21:30 Uhr - Ende Band 2, Umbau
22:00 Uhr - Beginn Band 1
23:30 Uhr - Ende Band 1

Am Anfang steht der Aufbau der Technik. Darum kümmert sich meist eine Technikfirma in Verbindung mit einigen Helfern, die vom Veranstalter gestellt werden. Wichtig ist, dass die richtigen und genügend Stromanschlüsse in der Halle vorhanden sind. Falls es keine eingebaute Bühne gibt, muss eventuell eine von der Technikfirma mitgebracht werden - teilweise gibt es Bühnen auch bei der Gemeinde/Stadtverwaltung.

Die Soundchecks dienen dazu, dass die Bands ihre Instrumente prüfen, einstellen und die Lautstärke auf der Bühne bestimmen können. Jede Band sollte mindestens 45 Minuten für den Soundcheck haben, außerdem braucht es ca. 15 Minuten für den Umbau. Der Saal sollte nicht fürs Publikum geöffnet werden, solange die Bands noch Soundcheck machen.

Nach dem Konzert sollte man unbedingt Helfer zum Abbau der Technik und der sonstigen Aufbauten und zum Putzen der Halle einteilen.

Schritt 6
Nach dem Konzert muss noch folgendes erledigt werden:

- Falls die GEMA über die Kirche abgerechnet wird, müssen die Liedlisten ans zuständige Büro geschickt werden - ansonsten müssen die Bögen direkt an die GEMA geschickt werden

Liste nicht abschließend

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